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FMV & Partners SA - Cabinet d'Experts comptables à Luxembourg

Les factures d'achat

Comment réceptionner et vérifier correctement les documents ?

Il est très important de vérifier correctement les factures qui vous sont adressées par les fournisseurs car l’introduction dans la comptabilité d’une facture incorrecte peut causer divers ennuis dont le plus fréquent est le rejet du droit à la déduction de la TVA, ce qui n’est pas une mince affaire.

Les questions à vous poser :

  • la facture répond-t-elle bien aux prescriptions légales en la matière ?
  • le point principal : la facture m’est-elle bien destinée ? L’intitulé de mon entreprise est-il bien correct ? Le numéro de TVA indiqué est-il bien exact ?
  • le document que j’ai entre les mains est-il bien un original ? Les copies ou photocopies sont à proscrire (à moins qu’elles ne portent la mention « Copie délivrée à la demande du destinataire, destinée à remplacer l’original détruit ou égaré » ou toute autre mention équivalente)

Comment classer correctement les documents avant l’envoi à la Fiduciaire ?

Les factures et notes de crédit doivent être classées par ordre chronologique de date d’émission (la plus ancienne en dessous). Il y a lieu de séparer les factures d’achat et les notes de crédit (avoirs) sur achat.

Comment archiver correctement les documents après le retour de la Fiduciaire ?

Lorsqu’une facture ou note de crédit aura été enregistrée par nos soins, elle portera un numéro d’ordre (généralement coin supérieur droit). Les documents doivent rester classés dans cet ordre et aucune autre facture ou note de crédit (avoir) ne peut être ajoutée au classement, même si la date de ce document est antérieure à la date du dernier document enregistré.

De plus, les documents enregistrés ne peuvent être enlevés du classeur et doivent être archivés ainsi.

Des questions ? On vous rappelle !