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FMV & Partners SA - Cabinet d'Experts comptables à Luxembourg

Le livre de caisse

Comment réceptionner et vérifier correctement les documents ?

Les extraits bancaires sont classés par organisme financier et, à l’intérieur de chaque organisme, par numéro d’extrait (le plus ancien en dessous et le plus récent au dessus).

Tous les justificatifs des opérations sont annexés aux extraits (relevé de frais bancaire, copie du virement, copie chèque, avis d’échéance des assurances, avis de paiement de taxes, …)

Pourquoi un livre de caisse ?

Dans la vie courante d’une entreprise, il n’est pas toujours possible de faire transiter certaines recettes ou dépenses par un compte bancaire.

Dès lors, il y a lieu de tenir un livre de caisse, selon les formes légales, pour suivre les mouvements en espèces.

Par recette, on entend le paiement en espèces par un client ou l’approvisionnement de la caisse par un retrait bancaire.

Par dépense, on entend le paiement en espèces à un fournisseur, l’achat de timbres postaux, de petites dépenses telles que l’achat de boissons ou des frais de parking,…..).

Comment tenir correctement un livre de caisse ?

Un livre de caisse doit être autocopiant ou avec des feuilles carbones dont la première feuille (l’original) se détache et le double reste attaché au livre.

Les feuilles détachables (les originales) seront à joindre à la comptabilité.

Les écritures de caisse doivent être inscrites journellement, sans blanc, ni rature, ni surcharge. L’usage de correcteur (TipEx, …) est strictement proscrit !

Tous les mouvements de caisse doivent être numérotés et justifiés par une pièce comptable portant exactement le même numéro (reçu, ticket, copie de facture, …..).

Les justificatifs seront stockés dans un classeur (les trop petites pièces doivent être collées ou agrafées sur une feuille annexe pour éviter qu’elles ne se perdent), classés selon leur ordre de numérotation (le plus petit numéro en dessous, le plus grand au dessus).

Il est important, en fin de journée, de vérifier que le solde de la caisse correspond avec les espèces réellement en caisse.

L’approvisionnement de la caisse s’effectue par des prélèvements bancaires et/ou recettes clients suffisants pour couvrir toutes les dépenses de la période.

Cela tombe sous le sens que la caisse ne peut JAMAIS être négative. C’est une pratique courante chez un contrôleur fiscal de rejeter l’ensemble d’une comptabilité parce qu’il y a trouvé une caisse négative.

Il peut arriver que lors d'un contrôle fiscal (traditionnel ou "surprise"), le contrôleur exprime le souhait de vérifier personnellement la concordance entre l'encaisse et le livre de caisse. D'où l'intérêt de tenir son livre de caisse journellement.

Le livre de caisse reprendra donc les points suivants :

  • date de pièce
  • numéro de pièce
  • description de l’opération (transfert banque, achat timbre, paiement facture n° 10/04 du client X ou paiement facture n° 329 du fournisseur Y, …)
  • un montant en recette ou en dépense dans la colonne correspondante.

A la fin du mois, il faut  totaliser la colonne recettes et la colonne dépenses et y faire apparaître le solde mensuel qui doit correspondre au solde physiquement présent en caisse le dernier jour du mois.

Des questions ? On vous rappelle !