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FMV & Partners SA - Cabinet d'Experts comptables à Luxembourg

Les notes de frais

Une alternative à la tenue souvent fastidieuse d’un livre de caisse est le système des notes de frais.

Il s’agit du cas où des dépenses pour compte de l’entreprise sont effectuées et payées par le gérant et / ou administrateur et où le remboursement est demandé en une fois : dans ce cas, il y a lieu d’établir une note de frais par remboursement

Exemple de frais : frais postaux, souche restaurant, ticket de caisse pour fournitures diverses, frais de parking,

La note de frais est rédigée mensuellement (en général), de la manière suivante :

  • élaborer un tableau récapitulatif reprenant la date, la nature et le montant de chaque dépense. Nous tenons volontiers à  votre disposition des modèles de tableaux sous Excel
  • agrafer / coller sur une feuille tous les justificatifs par rubrique (toutes les souches restaurants (du pays et étranger séparément), les frais parking, frais divers,…

Les kilomètres réalisés au moyen du véhicule personnel pour compte de l'entreprise sont repris dans la note de frais. Pour rappel, le kilométrage d’un point à un autre peut aisément être calculé au travers de sites internet tels que www.mappy.fr

Le taux du remboursement par kilomètre est généralement fixé sur une base annuelle en fonction du type de véhicule utilisé. Pour connaître ce taux, interrogez la gestionnaire de dossier avec qui vous êtes habituellement en contact

Attention: S’il y a application du forfait kilométrique, les frais réels relatifs au véhicule privé ne peuvent être repris sur la note de frais et ne pourront donc pas être déduit à titre de frais professionnel.

Les notes de frais seront remboursées par la banque, voire par la caisse.

Remarque très importante : afin d’éviter une double comptabilisation, les dépenses effectuées au moyen de la carte de crédit de l’entreprise  ne seront pas reprises sur la note de frais

Des questions ? On vous rappelle !